Hace dos semanas regrese de mi ultimo viaje por China. En este ultimo viaje tenia como uno de mis principales objetivos el empezar a trabajar con mi gente sin tener que utilizar el email.
A muchos de vosotros os parecerá extraño el no trabajar con los chinos sin utilizar el email o cualquier otra herramienta de mensajeria instantanea. Pero para aquellos que hayan leido sobre productividad personal y como aprender a optimizar nuestro tiempo sabrán que el email es el cancer de la productividad personal y que poco a poco te vas convirtiendo en un adicto al email. Llevo dos semanas desintoxicandome y creo que estoy al 40% de la total desintoxicación.
El paso mas importante era descubrir de que forma trabajar con mi equipo en China para lograr reducir el 50% de mi correo importante del dia, el otro 50% son de mis clientes, bancos y transitarios (estamos hablando de correo únicamente profesional).
La primera intentona la realice hace 2 años con google. Pero para aquellos que han estado en China sabrán el cariño que tiene el gobierno Chino al famoso buscador y a todo lo relacionado con su empresa. Estuvimos trabajando durante un par de semanas con google docs pero fue un autentico fracaso porque unos dias la cosa iba bien y al dia siguiente google estaba bloqueado o iba muy lento… Lo dejamos estar y seguimos trabajando al estilo tradicional.
El problema de trabajar al estilo tradicional es que la información va de una carpeta a otra carpeta y tanto mi secretaria en China, como yo y mi cliente tenemos todos la misma información pero en diferentes ordenadores. Esta forma de trabajar ha estado muy bien durante estos últimos años y hemos aprendido mucho a organizarnos y colaborar entre nosotros compartiendo los mismos archivos, pero debíamos dar un paso mas y descentralizar toda esta información a un servidor externo. En muchas ocasiones no necesito la información en el momento que ocurre, es decir si el contenedor se ha cargado, no necesito tener el packing list y la factura y saber lo que me queda pagar en el mismo momento. Con saber que existe una carpeta en la nube con dicha información es suficiente. Ya ire a buscar la información cuando la necesite. En el desarrollo de muestras estamos en la misma situación. Mi proveedor puede desarrollar las muestras y colgar las imagenes en la nube y yo puedo dar acceso a esa misma carpeta a mi cliente. Yo me mantengo al margen y cuando necesito realizar una consulta se que la información estará en su carpeta. Mi cliente y mi proveedor no pueden ponerse en contacto si yo no doy la autorización, solo pueden compartir archivos.
Para dar este paso y trabajar en la nube necesitamos que primero, nuestro equipo en China este 100% involucrado con la nueva forma de trabajar y segundo, encontrar un software que facilite todo este proceso, pero sobre todo trabajando con China, que el gobierno no lo considere un software enemigo del pueblo Chino y del partido comunista.
Hace 2 meses descubrí por casualidad la empresa fabasoft, El software es como cualquier otro software para trabajar en la nube, Puedes crear equipos y compartir las carpetas de dicho equipo con la gente que quieras. Mi equipo en España lo ve todo en español/ingles y mi equipo en China lo puede ver todo en Chino/ingles. Los archivos se encuentran en la nube y al hacer doble click sobre ellos se abren en la aplicación de tu ordenador y al guardar se guardan en la nube. Tambien permite copiar y pegar de nuestro disco duro a la nube e incluso arrastrar los archivos. Llevo trabajando desde hace dos semanas con este software y la verdad es que esta vez ya no doy marcha atrás a la antigua forma de trabajar mediante emails. Me ha reducido la invasión de emails diaria un 50% y no solamente eso, a mi equipo en China le resulta mucho mas facil comunicarse de esta forma conmigo y a mi con ellos. Todo queda registrado en las diferentes carpetas que hemos creado. Ya no tenemos que buscar en nuestros buzones de correo electrónico para saber que dijimos sobre esta muestra o cual era el precio que me modificaste y que me enviaste en ese email que no tenia el titulo correcto y que ahora no puedo encontrar…
Larga vida a la colaboración en la nube!
