Como debe ser la comunicación con nuestro proveedor.

En el post de la semana pasada hablamos sobre los 5 puntos que debemos que negociar con nuestro proveedor si o si. Este modo de comunicación con el proveedor es conocido como la comunicación “dura”. La cual se suele realizar al principio de la relación o cuando vamos a empezar un nuevo pedido.

Hoy me gustaría centrarme en la comunicación “blanda” con el proveedor. Es la que utilizamos en el día a día y es la que va a conseguir que con el tiempo mantengamos una compenetración mutua y confiemos mucho mas el uno del otro.

Primero tenemos que conocer un poco su cultura.

1. Formar parte de su circulo de confianza.

Los chinos, culturalmente, son bastante cerrados. Tienen su circulo de confianza que esta compuesto por sus familiares y amigos mas cercanos. Lo podemos ver en las comunidades chinas fuera de su país. Normalmente suelen ser círculos bastante cerrados y rara vez se juntan con otra gente.

Los chinos se preocupan mucho por la gente de su circulo cercano y no les preocupan todos aquellos que se encuentren fuera de su circulo. En realidad no es que no se preocupen, simplemente no se quieren rodear de otra gente.

A la hora de hacer negocios en China debemos tener esto muy en cuenta. No estamos dentro de su circulo y por lo tanto no somos “tan importantes” para ellos. Debemos ganarnos esa confianza poco a poco.

Para ganarnos la confianza de nuestro proveedor deberemos interactuar. El mejor método para interactuar con ellos es compartir una comida de negocios con el proveedor.

Si habéis seguido mi blog ya sabréis que yo no recomiendo las comidas de negocios cuando se esta buscando a un nuevo proveedor. Pero si ya hemos encontrado a nuestro proveedor ideal, lo mejor es que disfrutemos y nos divirtamos en la comida de negocios que nuestro proveedor nos ofrecerá.

Háblale de tu pueblo o ciudad, de tu familia y pregúntale por su familia, cuantos hermanos son y a que se dedican. Si vuelves a quedar con ellos en próximas ocasiones llévales algún regalo de tu país.

En mi último viaje uno de mis proveedores me enseñó la casa que estaba construyendo para su familia y por su puesto me invitó a cenar con su familia. Esto lo consigues con el tiempo, pero es importante en los negocios con China (y en todo el mundo).

Con esto no quiero decir que si hay algún problema durante la producción no debas ser estricto con la calidad y con lo acordado. Tampoco estoy diciendo que por mantener una buena relación con el proveedor debas confiar en él ciegamente. Yo sigo realizando controles de calidad a todos mis proveedores. Aunque mantenga con ellos una relación de mas de 8 años.

2. Visita la empresa frecuentemente.

Como imaginarás la reuniones cara a cara son mucho mas productivas que las conversaciones por email o por teléfono. Sobre todo porque las conversaciones por email las sueles realizar con el comercial de la empresa y en las reuniones cara a cara por norma general suele estar el jefe de la empresa delante y puedes ir al grano con las negociaciones, sin rodeos y con una respuesta clara y concisa.

Si ya has visitado la empresa con anterioridad y conoces al jefe, recuérdale al comercial que te gustaría volver a hablar con él si necesitas negociar algún punto importante del pedido (precio, plazo, forma de pago, etc…)

3. Se educado SIEMPRE!

Yo NO he sido educado con los proveedores siempre y eso NO me ha traído buenos resultados. Al principio de vivir en China muchos pedidos no salían como yo esperaba y tenia muchos problemas. Siempre terminaba pagándolo con los encargados intermedios de la producción y eso no solucionaba nada. En realidad lo empeoraba ya que mis pedidos sufrían sospechosos retrasos.

Con el tiempo he suavizado mis enfados cuando he detectado algún problema y no me he centrado en los trabajadores de la producción ni en los mandos intermedios. Simplemente solicito una reunión con el jefe de la empresa y con el comercial para explicarles los puntos que se deben corregir y que sean ellos los que tomen las medidas con sus trabajadores.

No te centres durante toda la reunión en le problema y trata de sugerir ideas para mejorarlo. Verás que de esta manera todos colaboran aportando ideas para mejorar la situación.

4. Tu objetivo es ser visto como un “buen cliente”

Cada vez mas proveedores se dan cuenta que deben obtener buenos clientes y que es mejor tener muchos buenos clientes de tamaño medio que un gran cliente malo.

Preocúpate por la situación de la empresa. Conoce sus “peak seasons” y se comprensivo si ha habido algún retraso en las entregas. En temporadas altas donde los proveedores tienen que cargar varios contenedores el mismo día, los niveles de stress se disparan, si tu pedido puede esperar en esa ocasión házselo saber al proveedor. Verás como cuando necesites su ayuda el te devolverá el favor.

5. Utiliza el email de forma eficiente

Pongamos por ejemplo que ha habido un problema durante la producción. Si tu estás en la empresa perfecto porque todo se solucionará de forma eficiente. Pero si ha sido el inspector de calidad el que te ha enviado el report de calidad, entonces debes ser tu a través de emails quien debe lidiar con el problema y para ello debes tener claros los siguientes puntos:

  • Nunca te centres en el problema. Trata de buscar soluciones.
  • No escribas emails largos. Céntrate en solucionar un problema por cada email enviado.
  • No la pagues con el comercial de la empresa. Él es el que menos culpa tiene y el que mas ganas tendrá de solucionarlo. Por lo tanto, no lo presiones.
  • Solicita siempre una fecha para la respuesta. De lo contrario no habrás definido un plazo y siempre te estarán dando largas.

Una vez leído este articulo te puedes quedar con la sensación de que debes ir con pies de plomo y parece que el cliente en China no es tratado como tal y debas pedir permiso para comprar en China. Nada mas lejos de la realidad. En China los clientes son muy muy respetados y son tratados como lo que son. Otra cosa totalmente diferente es como reaccionamos o como debemos tratar nosotros a los proveedores y de eso ha tratado ese articulo.

Jorge Mora

Jorge Mora es el autor del blog Importar de China, donde comparte todos sus conocimientos y experiencias de sus más de 15 años dedicado a la importación de artículos de China. Si estas creando tu propio negocio relacionado con la importación de China y estas un poco Perdido , te recomiendo que te apuntes al curso gratuito para aprender las bases del negocio de importación.
Jorge Mora